Manajemen Perkantoran : Ruang Lingkup dan Fungsi

Manajemen Perkantoran ialah kegiatan kegiatan yang berhubungan pada setiap hal yang menyangkut kegiatan rutin di kantor. Dengan mengacu pada manajemen yang telah dibuat sebelumnya. Agar tugas kantor dapat berjalan dengan baik & mencapai tujuan organisasi, maka harus ada yang namanya manajemen perkantoran. Manajemen ini mengelola berbagai macam tugas kantor & melakukan penataan pekerjaan agar tetap berjalan efisien.

Manajemen Perkantoran

Berikut Pendapat Para Ahli tentang Manajemen Perkantoran :

George R. Terry

Manajemen perkantoran ialah rencana, kendali/pengorganisasian perkantoran, supaya dapat  bergerak untuk sampai pada tujuan yang telah ditetapkan.

John Neuner dan Benjamin Haynes

Manajemen perkantoran adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengawasi setiap sisi dari perkantoran. Lebih menekankan pada manajemen pengawasan yang perlu diatur oleh sebuah kantor.

Littlefield dan Peterson

kegiatan yang mengarah pada setiap hal yang menyangkut kegiatan rutin di kantor. Dengan mengacu pada manajemen yang dibuat sebelumnya.

Arthur Grager

tata kelola dari fungsi manajemen perkantoran yang mengarah pada komunikasi. Juga pada mutu pelayanan dalam sebuah kantor.

H Evans

Pengertian Manajemen perkantoran yaknih manajemen yang berguna untuk mengarahkan setiap tahapan dari sistem operasi perkantoran. Mulai dari mengelola data kantor, komunikasi antar pegawai, sampai mengingatkan setiap pegawai untuk mengikuti hasil manajemen yang ada.

Liang Gie

Pengertian Manajemen perkantoran ialah kumpulan dari kegiatan yang direncanakan, diorganisir, diarahkan, diawasi, dikendalikan dengan tata tertib kantor.

Suparjati

Pengertian Manajemen perkantoran yakni bentuk kerja sama yang melewati proses guna sampai pada suatu tujuan. Pengertian tersebut dikemukakan oleh Suparjati bersama kawan-kawan di tahun 2000 lalu.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

ialah cabang yang tertuju pada seni serta bagian ilmu dari manajemen itu sendiri.

Hal Nourse

fungsi dari service dalam perkantoran yang berlangsung. Pengontrollan terhadap setiap bidang yang ada dalam kantor, sampai menyangkut manajemen administrasi agar tertata secara rapi.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran memiliki 2 ruang lingkup pembahasan yaitu aktivitas kantor & sarana atau fasilitas kerja kantor.

• Aktivitas Kantor

Aktivitas dari setiap kantor yang ada berbeda-beda. Semua tergantung pada seberapa besar tujuan yang ingin dicapai. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari tiga aktivitas seperti yang disebutkan dibawah ini :

• Perencanaan perkantoran (Office Planning)

meliputi perencanaan berbagai hal mengenai kantor seperti metode standarisasi kantor & budgeting kantor.

• Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)

artinya menghubungkan berbagai fungsi elemen dalam sebuah organisasi menjadi sebuah kesatuan.

• Pengawasan perkantoran (Office Controling)

manajemen mengawasi berbagai hal seperti kualitas pekerjaan, waktu pengerjaan & lain sebagainya.

Baca Juga : Mengenal Lebih Dalam Tentang Strategi Manajemen

• Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Jika kita lihat dari pengertiannya, manajemen perkantoran juga mengurus segala hal yang mendukung jalannya pekerjaan, salah satunya sarana. Sarana-sarana ini meliputi lokasi kantor, gedung kantor, peralatan, interior, & teknologi kantor.

• Lokasi

Lokasi yang tepat dapat memberikan suasana kerja yang lebih kondusif & menumbuhkan semangat kerja. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penentuan lokasi kerja adalah kemudahan akses, keamanan, & juga lingkungan sekitar.

• Gedung

Gedung yang dapat terlihat terawat & menarik akan memberikan kesan saat karyawan bekerja. Selain itu kesehatan karyawan saat berada dikantor akan semakin terjaga dengan suasana gedung yang bersih. Ditambah lagi gedung memiliki fasilitas yang lengkap.

• Peralatan

Peralatan dalam kantor terbagi menjadi dua: yakni office furniture dan office supplies. Office furniture biasanya berupa kursi, meja, laci, rak dll. Sedangkan office supplies merupakan barang-barang seperti kertas, pulpen, penghapus & perlatan habis pakai lainnya.

• Interior

Interior akan memberikan keindahan pada kantor yang memberikan rasa nyaman pada karyawan. Misalnya perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor seperti ventilasi, plafon, jendela, penerangan, & hiasan kantor.

• Teknologi Kantor

Perencanaan kegiatan kantor juga harus memperhatikan teknologi/peralatan kantor apa saja yang akan dipergunakan. Peralatan/teknologi ini menyesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja & kebutuhan kantor.

• Proses Manajemen Perkantoran

Sama seperti pada proses manajemen kebanyakan, dalam manajemen perkantoran terdapat empat proses yang harus dilakukan terus menerus. Proses tersebut yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, & pengawasan.

• Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor ialah menyusun perencanaan. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran harus benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan, keahlian yang diharapkan, agar terjadi hubungan yang efisien.

• Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab & wewenang agar mampu bergerak sebagai suatu kesatuan & kekuatan untuk mencapai tujuan. Bagian ini merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

• Penggerakan

Penggerakan merupakan proses memberikan semangat kerja kepada para pegawai. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh para pegawai yang terkait dalam suatu kerja sama. Sehingga diperlukan adanya penggerak dari bagian manajemen.

Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

1. Mendorong atau memberi semangat kerja
2. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
3. Bertindak sebagai motivator, inspirator sekaligus fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi

• Pengawasan

Proses terakhir yakni proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi. Fungsinya yakni menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang ditentukan. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi :

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
4. Biaya perkantoran
5. Alat peralatan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Dokumentasi

Jika artikel Manajemen Perkantoran Tentang Proses, Fungsi dan Ruang Lingkup ini memang berguna untuk teman-teman. Mohon artikel ini disharing kepada yang lain agar teman-teman kita mendapatkan manfaatnya. Terimakasih