7 cara mengatasi komplain pelanggan Agar Usahamu Lebih Maju!

Cara Mengatasi Komplain Pelanggan – Memang, mengatasi komplain itu harus punya kesabaran ekstra. Salah menanggapi keluhan, pelanggan kamu bisa berpindah ke toko lain. Parahnya lagi, hasil chat atau kemarahan pelanggan bisa tersebar di media sosial. Citra baik yang sudah kamu bangun susah payah, bisa rusak karena salah menangani keluhan dan komplain yang diberikan pelanggan.

Kemajuan Usaha Berdasarkan Hasil Komplain Pelanggan

Ada sebab ada juga akibat. Keluhan pelanggan tentu ada sebabnya. Mayoritas keluhan yang datang dari mereka bukan untuk membuat black campaign dari usaha kamu. Namun sebaliknya, mereka mengeluh karena tidak puas akan sesuatu, baik itu dari segi produk maupun pelayanan yang diberikan.

Karena itu, sebaiknya atasi keluhan dengan baik dan jadikan keluhan tersebut sebagai alat untuk membuat usaha kamu semakin berkembang. Dilansir dari BBC News yang mengutip penelitian dari Pew Research Center mengungkapkan bahwa sebagian besar orang di bawah usia 50 tahun di Amerika Serikat melihat ulasan di dunia maya sebelum membeli produk baru.

Sementara itu peneliti Michael Luca yang mempelajari ekonomi digital di Harvard Business School yang berada di Cambridge juga meneliti bahwa rating di media sosial juga memiliki dampak yang baik untuk usaha kamu. Menanggapi keluhan tersebut dan menyebarkannya melalui media sosial nyatanya nggak bikin usaha kamu jatuh. Berdasarkan penelitiannya, keluhan di media sosial justru bisa mempengaruhi pendapatan antara 5-9% lho.

Dampak peringkat ini tentu juga bisa didapatkan langsung bila kamu menjual produk di e-commerce. Bila ada keluhan datang, kamu bisa langsung meminta maaf dan mengatasi permasalahan tersebut sehingga ulasan dan penanganan kamu pun bisa langsung dipublikasikan.

READ  Strategi SEO Yang Bisa Anda Gunakan Pada Masa Pandemi Ini

Keluhan pelanggan memang tidak bisa dihindari. Karena meski kamu sudah berusaha sebaik mungkin memberikan pelayanan terbaik, seorang usahawan tidak mungkin bisa memuaskan seluruh pelanggan. Jadi kalau dikatakan “Pelanggan adalah Raja”, memang benar adanya.

Tapi percaya deh, walaupun emosi mendidih, cobalah untuk tanggapi dengan positif dalam menghadapi keluhan apapun yang diberikan pelanggan.  Karena bagaimana pun keluhan yang diberikan pelanggan itu juga memiliki tujuan yang baik untuk kemajuan usahamu juga.

Cara Mengatasi Komplain Pelanggan

Cara Mengatasi Komplain Pelanggan

Menanggapi keluhan dan komplain pelanggan perlu strategi khusus. Ingat, di sinilah citra usahamu dipertaruhkan dan bisa berdampak negatif. Pasalnya, efek domino yang ditimbulkan bisa membuat stigma buruk menempel pada usaha atau layanan kamu.

Lalu bagaimana sih cara agar kamu bisa membuat pelanggan puas, dan strategi seperti apa saja yang bisa kamu lakukan dalam menangani keluhan dan komplain pelanggan? Quy, cek langkah strateginya di bawah ini!

  1. Tanggap Menangani Keluhan

    Ketahuilah. Isu negatif lebih mudah menyebar dibandingkan berita positif. Karena itu, merespon komplain dengan cepat bisa menghambat penyebaran isu negatif mengenai citra usaha kamu. Untuk menanggapi isu ini, kamu bisa memberikan layanan customer service atau “mimin”, admin social mediayang cepat dan tanggap serta transparan.

  2. Tunjukkan Rasa Empati 

    Ketika menghadapi keluhan, kamu perlu menunjukkan rasa empati kepada pelanggan. Berpikirlah jika apa yang dialami pelanggan juga dialami atau menimpa kamu. Dengan cara seperti ini, tentu kamu jadi bisa berempati dan berpikir apa yang pelanggan rasakan. Sehingga kamu tahu bagaimana harus menangani komplain dengan empati dan memberikan komunikasi yang baik.

Salah satu teknik komunikasi yang baik adalah dengan teknik sandwich, dimana kamu bisa menjelaskan permasalahan di tengah-tengah, sedangkan bentuk pengertian dan empati kamu bisa kamu berikan di awal dan akhir. Cara seperti ini terbukti bisa membuat pelanggan dapat menerima tawaran solusi yang kamu atau karyawanmu berikan.

Masih bingung caranya? Tenang aja, berikut adalah tips yang dapat membantu kamu berdasarkan dari qasir.id

Download Aplikasi Kasir Toko, Klik Disini !!

Ini adalah contoh jika kamu mendapatkan keluhan atas pesanan yang tidak tersedia padahal di daftar menu masih tercantum.

  1. Mohon maaf atas menu yang kamu minta saat ini sudah tidak tersedia.
  2. Sebab kami mengalami kendala bahan baku untuk membuatnya.
  3. Ke depannya, kami akan pastikan kembali menu yang dipesan sesuai dengan stok bahan yang ada. Kami juga akan mensinkronkan komunikasi antara dapur dan kasir. Jika ada masalah lagi, kami akan memberikan penggantian menu minuman apa saja atau voucher potongan harga.

Pada pernyataan di atas, nomor 1 diisi dengan permohonan maaf, sedangkan penyebab permasalahan disebutkan di poin nomor 2. Pada poin nomor 3 tawarkan solusi untuk pelanggan. Dengan cara seperti ini, pelanggan bisa lebih tenang dan masalahnya bisa teratasi dengan baik.

cara mengatasi komplain pelanggan

  1. Meminta Maaf dan Bersikap Solutif

    Bila salah satu karyawan di usaha kamu lalai dan menyebabkan kesalahan fatal, tidak ada pilihan lain selain bersikap ksatria dengan mengakui kesalahan dan mendengarkan keluhan dengan tenang dan sopan. Selain itu, kamu juga perlu menawarkan solusi kepada konsumen tersebut. Bila pelanggan sudah memilih opsi solusi dari kamu, segera selesaikan masalah dengan tuntas, jangan hanya selesai pada janji semata. Setelah itu, pantau terus perkembangan kasus komplain masing-masing pelanggan sampai masalahnya selesai.

  1. Menjalin Kerjasama dengan Pelanggan

    Saat memnbangun usaha, pelanggan merupakan kunci agar usahamu tetap bertahan. Libatkan mereka dalam proses perkembangan usahamu dengan mengajak mereka berperan aktif pada usahamu. Misalnya dengan rutin bertanya tentang kualitas produk pelayananmu. Bisa secara langsung atau lewat survey. Jangan lupa untuk tetap ramah dan memberikan pelayanan yang baik. Tanyakan juga feedback dari kelanjutan komplain dan keluhan mereka. Apakah sudah tertangani dengan baik dan bagaimana kepuasannya atas penyelesaian masalah yang terjadi. Jika kamu bisa menjalani ini, dijamin pelangganmu akan enggan berpidah ke yang lain.

  1. Ulasan Positif Jika Masalah Terselesaikan

    Sudah berhasil mengatasi komplain atau keluhan pelanggan? Yeay, selamat! Kalau memang sudah selesai, kamu boleh lho meminta ulasan positif dari mereka untuk mengembalikan citra usaha kamu. Selain itu agar pelanggan lain juga tahu bagaimana caramu mengatasi komplain pelanggan. Jangan lupa intalah izin pelanggan untuk mempublikasikan review positif mereka. Misalnya dengan memberikan video wawancara yang dipublikasikan di media sosial atau meminta rating dan ulasan di dalam marketplace.

  1. Jadikan Komplain Sebagai Evaluasi

    Catat semua komplain atau keluhan pelanggan yang datang pada usahamu. Kemudian jadikan juga komplain tersebut sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan yang kamu berikan. Kemudian ajak staf kamu untuk turut berkontribusi dalam membedah komplain bersama. Hal ini dilakukan agar mereka juga bisa ikut bertanggung jawab dan bisa cepat tanggap menangani keluhan.

  1. Ucapkan Terima Kasih pada Pelanggan atas Komplain

    Berikan ucapan terima kasih atas komplain yang diberikan pelanggan terhadapmu. Sebab komplain tersebut merupakan review jujur yang diberikan oleh seseorang yang sudah bekerjasama dengan kamu. Setidaknya kamu jadi bisa tahu seberapa baik kualitas produk atau layanan yang berikan kepada pelanggan. Selain ucapan terima kasih, kamu bisa berikan mereka komplemen atau reward berupa makanan pengganti bila usaha kuliner atau produk pengganti lainnya.

  1. Cari Tahu Motif Pelanggan

    Ketika memberikan keluhan umumnya akan ada beberapa motif yang pelanggan inginkan. Apakah mereka ingin refund atau penukaran barang? Tidak hanya itu saja, kadang pelanggan juga tidak ingin refund atau penukaran barang, mereka juga sekadar ingin mendengar ungkapan maaf atau keluhannya didengar dengan baik. Sebelum memberikan solusi, memahami motif yang diinginkan oleh pelanggan tentu sangat baik.

  1. Tingkatkan Kualitas

    Setelah komplain atau keluhan dari pelanggan sudah teratasi dengan baik. Maka cobalah untuk evaluasi dan terus meningkatkan kualitas produk dan layanan. Beritahukan informasi tentang perubahan atau peningkatan kualitas ini kepada pelanggan kamu, sehingga kepercayaan dari pelanggan tetap terjaga.

Download Aplikasi Kasir Toko, Klik Disini !!

Sekian dari artikel Berjudul cara mengatasi komplain pelanggan Agar Usahamu Lebih Maju!

Semoga membantu

Tinggalkan Balasan

Alamat email anda tidak akan dipublikasikan.